採用業務！より効率的な連絡方法とは？

新卒・中途採用の場面で応募者との連絡という工程は、必ずといってもいいほど発生する業務です。
連絡を取る中で、連絡の往復が億劫になり途中で音信不通になってしまったり、そもそも連絡がつかなかったり、意思の疎通がうまく取れず話が嚙み合わない…などの問題が起こり余計な時間を取られてしまうこともありますよね。

昨今の連絡手段として、電話・メール・LINE・ナビサイトのメッセージ機能など様々な手段があり、どれを使ったら良いのかわからない。そもそもどれが一番効率的なの…？と悩まれる採用担当様も多いことと思います。

今回はそれぞれの連絡手段のメリット・デメリット、新卒と中途の効果的な連絡方法、選考段階別の連絡手段の違いなどについて、まとめていきたいと思います。

どんな連絡手段が利用されているのか？

電話

言うまでもなく連絡手段のスタンダードです！
ただし近年は利用される頻度そのものが減ってきている傾向にあります…

メール

メールも連絡手段としては、メジャーなものです！
電話よりも手軽で、時間帯を気にせずに送信ができるメリットもあります。
採用担当者様の中でも一番よく使うツールではないでしょうか？

ナビサイトのメッセージ機能

ナビサイトのメッセージ機能は新卒採用などでよく使われているのではないでしょうか？
こちらはナビサイトに応募者がログインして確認しに行かないと見られないメッセージなので、多用している担当者は少ないかもしれません…。

LINE

昨今の連絡ツールとしては最も主流なもので、利用している方も一番多いツールです。
採用業務においても利用している担当者様も増えてきているのではないでしょうか…？

それぞれのメリット・デメリット

電話【メリット】

・相手とすぐに連絡を取ることができる
・複雑な内容でも相手に伝えやすい
・相手の声を聴くことができるので、人となりや反応がわかりやすい

電話【デメリット】

・電話をかける時間帯に気を配る必要がある
・特に新卒採用の場合、電話応対を嫌がる傾向があり受話してもらえない
・言った・言わないの問題が発生する可能性がある

メール【メリット】

・時間帯を気にすることなく連絡ができる
・伝えた内容を履歴として残すことができる
・SNSに比べて、情報漏洩になりにくい
・応募者のビジネスマナーレベルをある程度確認ができる

メール【メリット】

・迷惑メールとして判断され、応募者へきちんと届いていないことがある
・文章でのやりとりになるので相手の反応がわかりづらい
・返信がくるまでのタイムラグが起こりやすい

ナビサイトのメッセージ機能【メリット】

・対象者を確認しながら送信することができるので送り間違いをなくすことができる
・時間帯を気にせず連絡ができる
・説明会や面接日程などの予約画面を添付することができる

ナビサイトのメッセージ機能【デメリット】

・応募者がナビサイトを見に行かないと、メッセージ内容を確認してもらえない
・レスポンスが遅れる可能性が高く、応募者の入社意欲が下がってしまうかもしれない

LINE【メリット】

・チャット形式で気軽にやり取りができるので、返信が来やすい
・既読機能があるので、相手が確認しているかどうかがわかる
・気軽に質問がしやすい
・件名・宛先などの入力が不要になる
・公式アカウントを利用すれば、日程の調整や予約が取りやすくなる

LINE【デメリット】

・抵抗感を持っている応募者には効果がない
・本名の登録ではない応募者もいるので、名前が一致しない可能性がある
・通知の頻度やタイミングによってはブロックされる可能性がある
・情報漏洩のリスクがある
・公式アカウントでは、無料で送信できるメッセージ件数に制限がある

↓採用管理におけるLINEでの応募者情報の一致が簡単にできるおススメツールと使用感についてこちらでまとめています！

まとめ

採用活動においての連絡手段は、以前は電話やメールが主流でしたが、昨今は他にも様々な方法が利用できるようになりました。

もちろん上記の4つは、あくまでも利用頻度が高い連絡方法であり、他にもInstagram・ツイッター・FacebookなどのSNSを活用している企業様もいらっしゃいます。
さらにダイレクトリクルーティングなどチャットンベースでやり取りができるツールも近年増えてきています！
 
母集団によって、また企業カラーによっても利用する連絡ツールを変えることも大事ではないでしょうか？

今回はよく利用される連絡ツールについてとメリット・デメリットをご紹介させていただきましたが、いかがだったでしょうか？

自社に合った連絡手段が定まらない…！そんな企業様は採用総研に一度ご相談ください！