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採用業務が効率的に?採用管理システム(ATS)とは?選定方法を解説!

人材採用の難化に伴い、様々なHR techサービスが展開されています。

中でも採用管理システム(ATS)は、企業が抱える多くの課題解決を助けるツールとして、ますます需要の高まりを見せています。
 
しかし実際導入するとなると、数多ある採用管理システムから、自社に合うものはどれなのか?
といった疑問を持つ人事担当者も多いことと思います。
 
そこで本記事では、「採用管理システムの選び方」について、解説していきます。
採用管理システムの導入を検討されている企業様の参考になれば幸いです。

目次[非表示]

  1. 1.採用管理(ATS)システムとは?
  2. 2.採用管理システム(ATS)を導入するメリット・デメリット
    1. 2.1.メリット
    2. 2.2.デメリット
  3. 3.採用管理システム(ATS)の選び方
    1. 3.1.ポイント1:管理したい雇用形態は何なのか?
    2. 3.2.ポイント2:何を目的に導入するのか、優先度は?
    3. 3.3.ポイント3:自社のニーズに合ったシステムか?
  4. 4.採用管理システム(ATS)+採用代行システム(RPO)
  5. 5.まとめ

採用管理(ATS)システムとは?

採用管理システムとは簡単にまとめると、採用活動をサポートしてくれるシステムのことです。
英語では「Applicant(応募者)Tracking(追跡)System(システム)」となり、
略して「ATS」とも呼ばれています。

Tracking、つまり応募者がどのような経路から応募し、現在どの段階まで進んでいるのか、どのような評価を受けているのかを、簡単に追跡できるシステムを指します。

ATSを導入することで、応募者データや面接日程、全体の進捗状況の確認など、
採用における様々な情報や業務を、包括して管理することが可能
となります。

採用管理システム(ATS)を導入するメリット・デメリット

メリット

・複数のサイトを一元管理することで、業務工数を削減できる
リアルタイムで採用プロセスの分析ができる
・データやノウハウが蓄積できる
・採用コストパフォーマンスの向上につながる

デメリット

・あくまで接触した母集団を管理するためのツールのため、母集団形成にはつながらない
・導入までに費用や設定の工数がかかる
・新しいシステムに慣れる必要がある

採用管理システム(ATS)の選び方

一口にATSといっても、おそらく100を超えるサービスが展開されており、その特徴も様々。
その中から、どのシステムを導入するべきか検討するには、
以下のポイントを考えてみてください。

ポイント1:管理したい雇用形態は何なのか?

新卒採用向け、中途採用向け、アルバイト向け、など、各システムには得意とする雇用形態があります。それらを複合的に管理したいのか、独立して管理をしたいのかによっても、選ぶシステムが変わってきます。

特に新卒採用に特化したシステムは採用年度の概念があるものが多いため、中途採用、アルバイト採用などの雇用形態との一元管理を検討する場合は、選択できるシステムも限られてくるので、注意が必要です。

ポイント2:何を目的に導入するのか、優先度は?

採用業務の効率化、応募者とのコミュニケーションの強化、複数媒体の管理、採用プロセスの分析、など、採用管理システムを導入する目的は、企業の採用課題によって様々です。

採用管理システムには、
LINE連携などコミュニケーションに特化したもの
分析を重視したもの
効率化に注力したもの
など、特徴も様々。

その中から自社にあったシステムを選ぶためには、「目的」と「優先度」が重要になります。
 
例えば応募者とのコミュニケーションの強化を目的とするのであれば、LINEとの連携が可能なものを、効率化が目的なのであれば、自動化や情報管理に特化したものを選択していくことになります。
 
また、複数の目的が重なって導入を検討する企業様が多いかと思われますが、そこで肝要なのが、優先度の検討です。

残念ながら、多くのサービスがある中でも、すべての希望を叶える採用管理システムに出会うことは難しく、要望の取捨選択が必要となってきます。

応募ハードルを下げる目的で導入したはずが、分析に特化したシステムを導入して応募者に情報入力を多く求める結果になってしまった・・・などということにならないよう、優先順位をしっかりと定めておくことも重要なポイントです。

ポイント3:自社のニーズに合ったシステムか?

あくまで採用管理システムは、採用活動のサポート役。使う人に合ったシステムであることが重要です。
サポートが充実度、使いやすさ、セキュリティ、予算感など、自社のニーズとマッチしているかを見極めたうえで、導入を決定する必要があります。

えば機能が充実しているATSは魅力的ですが、あまりにもできることが多すぎて使いこなせない、といったことも。結果、高い費用をかけて導入したものの、利用している機能はごく一部、という事態にもなりかねません。

外出先で応募者情報を確認することが多い担当者の方には、スマホやタブレット向けのUIが充実しているものがいいですね。

採用管理システム(ATS)+採用代行システム(RPO)

採用管理システムを導入することによって、業務自体は効率化することが可能となりますが、導入にはシステムの設定など、膨大な作業が必要になるのは事実です。
また、導入後も、新しいシステムに慣れ、使いこなすまでには時間がかかるもの。

そこで、併せて検討をお勧めするのが、採用代行システム(RPO)
採用管理システムについても、採用業務そのものについても、確かなノウハウを持った外部の採用代行業者と協力することで、採用課題の解決を目指すことができます。

まとめ

年々難しくなる採用課都度の場面で、採用管理システム(ATS)は採用活動成功のために、ますます重要な位置づけとなってきています。

多くのサービスが展開される中で、最適な採用管理システムを見極め、採用活動の成功につなげて頂ければと思います。

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就職支援 コラム編集部
就職支援 コラム編集部
様々な新卒・中途採用ツールを運用し、企業様の母集団形成や選考進捗率の引き上げをお手伝いしています。その中でご担当者様から頂いたギモンなど採用担当者様のお悩みにお答えすべくコラムの執筆活動を進めています。実際に、様々なツールや採用ケースを見てきたからこその視点で少しでも採用ご担当者様のお役に立てるよう執筆をさせていただきます。

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