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学生・中途応募者対応で気を付けたいこととは?

どの会社でも採用活動を行う際には、面接の場面だけでなく日程の調整や場所の案内などのメールや電話での対応が必ず出てきます。

説明会や面接の場ではなく、それ以外の場面での対応も応募者には見られておりそれが「この会社に入りたい!」と思わせる一つになるかもしれません。私たちがアウトソーシングを行う上で、特に気を付けていることや工夫の仕方などをご紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.学生の気持ちに寄り添う
  2. 2.自分が就職活動していた時の気持ちを思い返しながら対応する
  3. 3.学生と会話をする(マニュアル通りの対応にならないようにする)
  4. 4.伝えたい項目が多い時や内容が細かい時などは、直接電話をしてメールでも内容をお伝えする
  5. 5.問い合わせがあった場合で、すぐに回答ができない場合は、一旦確認中である旨お伝えする
  6. 6.「これぐらいわかるであろう」という考え方を絶対にしない
  7. 7.「言葉足らずで伝わっていなかった」ということが無いように、細かく詳細を伝える
  8. 8.まとめ

学生の気持ちに寄り添う

電話対応では相手の顔が見えないために、気持ちや表情を読み取ることが難しいが、声のトーンや話し方などで汲み取ることができるように心がけている。

例えば、
・合格と伝えたときに声のトーンを上げて「ありがとうございます!」と返ってきたら、
 こちらも声のトーンを上げて「おめでとうございます!」と嬉しそうな声色で返す。
・道に迷って焦っている様子がうかがえたら、
 「焦らなくても大丈夫ですよ」と気持ちを落ち着けるような言葉をかける。

など、学生の気持ちに寄り添った対応を心掛けています。

自分が就職活動していた時の気持ちを思い返しながら対応する

自身の就職活動・転職活動で、「こんな対応をされたのは嫌だった」「この対応はすごく嬉しかった」「こんな文章だと連絡事項がわかりやすかった」など感じたことを、意識して対応することを心がけています。

理由は、会社の立場からしたら自分はアウトソーシングの担当だが、学生からしたら自分は「各会社の採用窓口」であるため。

お客様の評判はもちろんですが、学生に好印象を持ってもらえるきっかけになれたらと思い、丁寧に対応するよう心掛けています。

学生と会話をする(マニュアル通りの対応にならないようにする)

マニュアルの型通りの会話や対応のみでしてしまうと、相手に不安や不信感を与えるだけでなく、時には融通がきかない会社だ。と思われてマイナスなイメージを受けてしまうこともあると思います。
しっかりと対応することは最も大事ではありますが、きちんと相手の話をきいて、会話のキャッチボールをすることを心がけています。
例えば、
時間がなさそうな応募者には大事なところだけ簡潔に伝える工夫をする
留学生は難しい日本語は使わず、できるだけ具体的にわかりやすく伝えるように工夫する。
日程調整に悩んでいる学生には、別の対応策を提案してみる。
等、学生に合わせて話し方を工夫しています。

伝えたい項目が多い時や内容が細かい時などは、直接電話をしてメールでも内容をお伝えする

まずは電話で直接伝えることで、疑問点をその場で解消しながら、理解できたかも確認できる。
ただ学生は話したことのメモを取っておらず忘れてしまったり、口頭でのやり取りのため、日付など間違って聞こえている可能性もあるので、あとで学生が確認できるかつ備忘になるよう、メールでも詳細送りますね。と伝えたうえで、文面にも残しています。
(送った側も何を伝えたかを確認できるので、もし伝え忘れたことがあれば追記できます)

問い合わせがあった場合で、すぐに回答ができない場合は、一旦確認中である旨お伝えする

送ったメールに返信がないと、ちゃんと届いているのか宛先が間違っていたのかと学生側も不安になって、追いかけてお電話をいただくこともしばしば…
回答までに時間がかかることもあるので、一旦確認中である旨を伝えることで、
お互いに時間に余裕をもてます。

「これぐらいわかるであろう」という考え方を絶対にしない

一人ひとり学生によって気になる部分やわからないと感じる部分は様々と考えているので、
杞憂かな?と思う程度の表現を心掛けています。

「言葉足らずで伝わっていなかった」ということが無いように、細かく詳細を伝える

特にメールでの対応時は、こちらの意図が伝わりづらかったりきちんと文面を読まなかったり、間違ったニュアンスで捉えられたりすることも多く出てきてしまいます。

そこから面接日程の聞き間違いや事前提出物の遅延、当日の持ち物の確認不足などが起こりうるかと思います。

すべてお互いにとってデメリットでしかないので、なるべくシンプルかつ分かりやすく、言葉を端折らずに伝えるよう努力を重ねています。

まとめ

応募者に対しての丁寧な対応は、内定を獲得するのに必須な要素です。
毎日の業務に忙殺され、応募者からの問い合わせ対応を蔑ろにしてしまうと内定を獲得できず結果的に良い人材が離れて行ってしまうことにもなりかねません。
良い人材の確保をするには、最初のアプローチからしっかりと寄り添った丁寧な対応を心掛けるのが大切です!もしも「そんなに手が回らない。」「どう対応していいかわからない。」とお悩みのことがございましたら是非採用総研にご相談ください。

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就職支援 コラム編集部
就職支援 コラム編集部
様々な新卒・中途採用ツールを運用し、企業様の母集団形成や選考進捗率の引き上げをお手伝いしています。その中でご担当者様から頂いたギモンなど採用担当者様のお悩みにお答えすべくコラムの執筆活動を進めています。実際に、様々なツールや採用ケースを見てきたからこその視点で少しでも採用ご担当者様のお役に立てるよう執筆をさせていただきます。

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