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新卒採用のアウトソーシング…どうやって社内に導入するの?

はじめに

人的資本経営が年々注目を集める中、各企業の人事部門における業務はどんどん増えております。特に新しい人材の確保においては、年々採用マーケットにおける採用難が進んでおり、採用難が進むにつれて、採用工数もより複雑かつ増大してきております。

採用総研でもアウトソーシングに関するお問合せをたくさんいただきますが、
その中でも「アウトソーシングの導入ってどうするの?」とご質問をいただきます。

本稿では、アウトソーシングの導入について、お困りの人事担当者の方に、
少しでもアウトソーシングの導入に向けたフレームワークを紹介したいと思います。

目次[非表示]

  1. 1.はじめに
  2. 2.利用しているツールを洗い出す
  3. 3.採用フロー(インターン、本選考、内定時期など)を書き出してみる
  4. 4.工数がかかっていること、本来取り組むべきこと
  5. 5.アウトソーシング会社に依頼するべきこと、依頼した方がいいかもしれないこと
  6. 6.各社に見積もりを依頼し、詳細を尋ねる
  7. 7.最後に…

利用しているツールを洗い出す

まず今現在、貴社の新卒採用において利用されているツールを洗い出してみてください。

募集するための媒体、ターゲティング学生を採用するためのスカウトツール、学生の適性を判断するテストツール、説明会や面接を実施するWEB・面接ツール、学生の個人情報・評価を判定・管理するための採用管理ツール(ATS)、など多岐に渡っていることがわかります。

今、日本の採用マーケットにおいては企業の人材確保が難しく、将来の経営設計上より自社に会った人材を採用したいこともあり、人材の募集・見極め・つなぎとめに非常に多くのツールの利用や、それに伴う採用工数の増加が見られます。

これを一手に担うことは、業務を兼務しがちな人事にとって、とても難しいと考えられます。
一方で、どのツールを、何のために利用しているか把握されていないケースも多く、またどのツールも年々アップデートされるため、複数ツールを利用していても1つのツール利用で済んでしまうこともあります。

まずは利用ツールを洗い出してみてください。

採用フロー(インターン、本選考、内定時期など)を書き出してみる

次に自社の採用フローを書き出してみてください。
一般的な採用フローやインターンシップのフロー等については、この記事も参考にしてみてください。

  学生辞退の落とし穴。自社の採用フローは大丈夫ですか? 新卒採用での採用フロー設計について、「自社のフローは時代に適しているのか」「選考、内定辞退が増えたけど何が原因なのか」「選考フローのどの部分を対面/オンラインにすべきなのか」新卒採用ご担当者様向けのコラムです。ぜひ一度ご一読ください。 株式会社採用総研


 採用フローを書き出した後は、そこに付随する数値(エントリー数やセミナー参加数、先行進捗率)などを書き出してみてください。
例えば、エントリー数が多いのに、セミナー参加数が少ない場合、セミナーの開催数が少ないこと(マンパワー不足)や、セミナーの広報不足(魅力づけの不足)など課題が浮かび上がってくると思います。

工数がかかっていること、本来取り組むべきこと

 採用ツール、採用フローが書き出せた後は、特に工数がかかっている箇所を見つけていきます。その工数がかかっている箇所のうち、

本来人事が取り組むべき所(①)、
他の人に作業の依頼ができるもの(②)に大きく大別していきます。

お客様の採用へのスタンスや考え方によっても異なることを前置きの上、
一例になりますが、
1. WEB会社説明会での実際の説明パートの対応
2. 1次選考合格者への2次選考への合格連絡と日程調整
3. 採用の進捗報告数値のとりまとめ
4. 1次面接評価を2次面接の担当者にメッセージ連絡

の4つを取り上げたとき、
1.は本来人事担当者が取り組むべきところになりますが、
2.~4.については人事担当者でなくとも対応することは可能になります。

本来人事の方が取り組むべきは、応募者への説明会、実際の面接対応や評価、選考間の学生フォロー(面談や電話フォロー)などになるのではないでしょうか?

アウトソーシング会社に依頼するべきこと、依頼した方がいいかもしれないこと

工数がかかっていること、本来取り組むべきことが明確になった上で、アウトソーシング会社に依頼すべきこと、依頼した方がいいかもしれないことをまとめていきます。

以下にアウトソーシングをお引き受けしている当社でお受けできる内容をまとめています。

工数がかかっていることをアウトソースすることはもちろんですが、
アウトソーシング会社には、より効率良く学生に面接や適性検査を受講してもらうためのノウハウや、学生が次の選考に心地よく望んでいただくためのトークなども充実しています。

もし、今すぐにアウトソーシングを検討していなくとも、採用ノウハウを蓄積したい場合で、
導入をご検討されるのも、アウトソーシングを依頼したほうが良い場合になります。

各社に見積もりを依頼し、詳細を尋ねる

依頼したい内容がまとまった場合でも、まとまらない場合でもアウトソーシング会社は、貴社の採用状況をヒアリングしたうえで、適切なアウトソーシングの内容を選定してくれます。

一方で上記の4.までのように事前にまとめておくと、アウトソーシング会社にも依頼を進めやすくなり、また社内でも上申しやすくなります。

実際にアウトソースしたい内容や、アウトソースを本格検討し始めた場合は、各社にお問合せください。この際、アウトソーシング会社を比較検討する際の5つのポイントをまとめておきます。

*比較のポイント*
1.金額…依頼する内容に対して適性な金額かどうか。
(例、1名人事を採用するコストより安価かどうか)

2.内容…依頼する内容に対して、どの程度のサービスが受給できるか。 
(例、電話での面接合否連絡などの対応をしてくれるか、など)

3.サポート…サポートしてくれる人員は何名体制か。
(営業マンが一人で対応していないかどうか)

4.コンサルティングの有無…何か疑問があるときに、相談に乗ってくれるかどうか。
(単なる事務処理ではなく、採用市況を読み、コンサルティングもしてくれるかどうか。など)

5.実績…これまでにどの規模の採用アウトソーシングを引き受けてきたか。
(採用数、ターゲット学生(理系・エリア・)、など)

もちろんアウトソーシング会社の多くは、貴社へのアウトソーシングへの「導入」が最終目的ではありません。
貴社の「より円滑で効率の良い、そして求める人材を確保する」ことを目的としてご提案をしております。ぜひ比較の参考にしていただければと思います。

最後に…

採用総研では、この5つの比較ポイント全てにおいて、お客様のご要望を叶えるアウトソーシングを実現しています。採用担当がもう一人増えたかのような、親身なアウトソーシングを実現しています。

採用成功に向けて、学生と会うコア業務に専念できるよう、就職ナビや採用管理システムの運用や、説明会・面接への学生の動員など、ノンコア業務を当社が代行します。単なる採用事務代行ではなく、様々な他社事例やノウハウを持つ採用のプロである当社が採用担当者の一番の相談相手として伴走するアウトソーシングです。

まずは、アウトソーシングをするかしないかに関わらず、お問合せください。
​​​​​​​貴社の採用が少しでも良きものになるようご提案いたします。

  採用アウトソーシング|株式会社採用総研 採用総研の採用アウトソーシングの紹介ページです。採用成功に向けて、学生と会うコア業務に専念してもらうため、就職ナビや採用管理システムの運用や、説明会・面接への学生の動員など、ノンコア業務を当社が代行します。 株式会社採用総研
  新卒採用業務アウトソーシング企業を選ぶ際のポイント 新卒採用業務のアウトソーシング(Recruitment Process Outsourcing、以下RPO)が非常に注目されています。RPO企業を選ぶ際のポイントについて解説します。 株式会社採用総研


宮本一平
宮本一平
2014年入社。営業マネージャー。企業の採用・教育に対して戦略的・包括的サポートを行う。採用においては、トレンドに合わせて採用難度の高い「機電系」特化の大量採用の採用フロー設計やコンテンツ設計を担当し、また設立間もない「ベンチャー企業」の採用戦略設計や実務運用フォローアップなども行う。教育においては、セールスだけでなく講師も兼任し、企業ニーズに合わせたプログラム設計から、階層別研修の全体設計までトータルプロデュース。戦略的人事コンサルタントとして、採用・教育ノウハウをクライアントに還元すべく、セールスフィールドにいることをモットーとしている。プライベートでは、看護師の妻を持ち、2人の男の子の父親で、自らが外遊び大好き「全力少年」。

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