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【採用担当者必見】新卒採用の電話対応で心掛けておきたいポイント!

採用活動中には、学生と直接電話でやり取りをすることもあるかと思います。
現代の学生はLINEなどのSNSコミュニケーションが主流で、お店の予約を取るのもネット上が当たり前・・・といった電話慣れしていない人もとても多いです。
初めての就職活動の中で、慣れていない電話でのコミュニケーションに緊張感や不安を抱えている学生もいるかもしれません。
 
人事担当者は、学生とコミュニケーションをとる機会が多いからこそ、学生に与える印象も大きいため、学生の気持ちに寄り添った電話対応のポイントをお伝えします。

目次[非表示]

  1. 1.新卒採用の電話対応のポイント
    1. 1.1.今電話対応できる時間があるかを必ず確認
    2. 1.2.開催詳細(開催日や時間など)は複数回確認
    3. 1.3.企業側から柔軟に対応する気持ちで話す
  2. 2.よくある質問集
    1. 2.1.インターンシップ期間
    2. 2.2.本選考期間
  3. 3.まとめ

新卒採用の電話対応のポイント

人事担当者は社会人として取引先や社内など様々電話をかける機会があるため電話慣れしているかと思いますが、学生は基本電話慣れしていません。電話ツールを使用したとしてもLINE通話機能が主で、電話番号を使用したキャリア通話を使わない世代です。

より丁寧な電話対応をすることで、学生はとても安心します。
電話口で明らかにパニックになってしまう学生も見受けられますので、電話の際はマニュアル通りではなく、会話することも心掛けましょう。

今電話対応できる時間があるかを必ず確認

電話をかけたタイミングが必ずしも学生が対応できるタイミングかはわかりません。
忙しいなら電話自体に出ないだろうから、電話が繋がった時点ですぐに本題に入ってしまいがちですが、いざ話し始めてみたら、「いまちょっと忙しいので・・・」と電話を断られることもあります。

また、優秀な学生ほど活動量が多く、なかなか電話が繋がらない、もしくは移動中といったことも多いです。電話がつながった際には、まず、必ず今対応可能か、落ち着いた環境か(メモが取れるかなど)を確認してから本題に入りましょう。
*ちなみに繋がりやすい時間帯は、午前中(10時~11時頃)や夕方(16時以降)です。

また折り返し電話をもらいやすい時間帯は、お昼休憩の(12~13時頃)や夕方(16時以降)です。学生も授業やアルバイトなどがあるので、忙しい時間帯に折り返しがくることもあるかと思いますが、丁寧な対応を心がけましょう。

開催詳細(開催日や時間など)は複数回確認

開催日や時間、持参物や開催場所などの開催詳細はイベントに参加してもらうためにも最重要項目です。最低でも日程提案時と日程確定時、電話を切る直前の3回は開催日程についてはしっかり伝えましょう。

学生は明るく返事をしながら話を聞いてくれますが、意外と学生は流し聞きで、『いつでしたっけ?』と再度連絡してくることもしばしば。後々の手間を省くためにも、一度の電話の機会で複数回確認するのがよいでしょう。以下に電話で面接日程を調整する際の参考のトーク例を紹介します。

~トーク例~


企業側:株式会社●●/〇〇株式会社と申します。( 氏名 )様の携帯で宜しいでしょうか。
 
学生側:そうです。
 
企業側:ありがとうございます。
只今、お時間いただいても宜しいでしょうか。
 
学生側:大丈夫です。
 
企業側:ありがとうございます。
今回、( 氏名 )様には当社の一次面接にお越しいただければと思いますが、
〇月〇日の□時に( 場所/オンライン )にて実施可能でしょうか。
 
学生側:確認します。大丈夫です。
 
企業側:それでは〇月〇日の□時で面接を実施いたします。【再確認】
   *持ち物は~~/場所は~~など、面接詳細を伝える
 
学生側:分かりました。よろしくお願いします。
 
企業側:それでは、〇月〇日の□時、( 場所/オンライン )で一次面接お待ちしておりますね。当日はどうぞよろしくお願いします。【電話を切る前に最終確認】

企業側から柔軟に対応する気持ちで話す

近年の新卒採用は企業側が選ばれる立場でもあります。
学生は意外と自身の希望や素直な気持ちを伝えてくれますので、それに対応できる・できないはあると思いますが、柔軟に対応しようとする姿勢をみせることは大切です。

例えば、提案した日程の調整に悩んでいる学生にはこちらから対応可能な他の日時を聞いてみたり、遠方から対面面接に来る学生には事前に交通費や宿泊ホテルの手配が可能か社内で確認した上で電話したり(手配が難しい場合は、当日の移動を気遣うなど)、最大限寄り添う気持ちが伝わると学生も安心します。

また、他社選考の兼ね合いでの日程再調整や内定承諾期限の延長など要望を伝えてくることも多いですが、逆に寄り添った対応をすることで(もちろんできる限り)、自社への志望度を上げてもらえるチャンスだと思って、しっかり学生の心を掴みましょう。

よくある質問集

学生との様々な電話対応のシチュエーションでは、そんなことを気にするの?といった質問をもらうこともあります。学生にとっても初めての就職活動ということもありますが、最近の学生は自分で調べるより、企業側に聞いた方が早いといったタイパ(タイムパフォーマンス)で物事を考えがちな学生も多いです。

インターンシップ期間

就職活動を開始した段階ということもあり、初歩的な質問も多い時期です。就活生なのに?といった質問をいただくこともありますが、企業側基準で考えて回答しても良いですし、学生基準で自身で考えてもらうよう返答しても良いかと思います。

実際にあった質問
・まだ頭髪が明るめなのですが、どのくらい暗髪でないとダメですか?
・(夏開催の場合クールビズの観点で)スーツのジャケット/ネクタイは必須ですか?
・今後の案内はナビのメッセージで送られますか?メールで送られますか?
・オンライン開催のインターンシップはアプリのダウンロードが必要ですか?
・オンライン開催のインターンシップはカメラオフで参加しても大丈夫ですか?
・オンライン開催のインターンシップはスマホもしくはタブレット端末での参加でも大丈夫ですか?

本選考期間

いろんな企業を比較検討する段階なので、要望を込めた質問も増えてきます。
また、全ての行動が選考に繋がると思い、行動が慎重になったことによる質問量の増加も見受けられます。

実際にあった質問
・適性検査はテストセンター実施ですか、自宅でも受験できますか?
・履歴書のフォーマットに指定はありますか?
・応募書類を提出したいが、PDF化はどうしたらできますか?
・成績証明書や健康診断書が学校でもらえる期間が先になりそうです。どうしたらいいですか?
・当日移動だと無事に面接会場にたどり着けるか不安なので、前泊は可能ですか?
・会場に到着したら、どのように面接会場にいけばよいですか?受付などがありますか?
・内定承諾の前に、働く社員の生の声を聞いた上で判断したいのですが会社見学は可能ですか?

まとめ

採用する側が学生の対応や姿勢を電話やメールの印象から感じ取るのと同様に、学生側も企業側の対応から企業への印象アップや志望度アップにつながります。
 
不安な気持ちになる対応をされると、学生にとって志望度の高い企業だとしても、その会社に入社してもよいのか…と辞退を考えるかもしれません。
 
学生側の反応が見えるのが電話のいいところなので、お互いに認識違いのない、気持ちの良い電話対応を心掛けましょう。

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*採用総研アウトソーシングについてはこちらから!

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就職支援 コラム編集部
就職支援 コラム編集部
様々な新卒・中途採用ツールを運用し、企業様の母集団形成や選考進捗率の引き上げをお手伝いしています。その中でご担当者様から頂いたギモンなど採用担当者様のお悩みにお答えすべくコラムの執筆活動を進めています。実際に、様々なツールや採用ケースを見てきたからこその視点で少しでも採用ご担当者様のお役に立てるよう執筆をさせていただきます。

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