採用代行の活用事例｜採用工数削減と母集団形成を両立する方法

「面接や学生との面談など、直接コミュニケーションをとることに時間を使いたいのに、ナビサイトの管理や面接の日程調整だけで1日が終わってしまう…」

新卒採用を担当されている方のなかには、このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。とくに専任の担当者がいない「ひとり人事」や、他部署の業務と兼任している場合、年々早期化・長期化する新卒採用のスケジュールにリソースが追いつかなくなるのは無理もありません。

本記事では、限られた社内リソースの中で「採用工数の削減」と「母集団形成（自社に興味を持ってくれる応募者の確保）」を両立させるための有効な手段である「採用代行」について解説します。

自社と似た規模や業界のリアルな成功事例を知ることで、これからの採用体制づくりのヒントが見つかるはずです。

新卒採用が行き詰まりやすい最大の理由は、特定の時期に膨大な事務作業が集中することにあります。

会社説明会の準備からナビサイト経由でのエントリー対応、学生からの問い合わせ対応、そして複数部門の面接官との日程調整など、やるべきタスクは多岐にわたります。 専任の人事チームがない中堅・中小企業では、これらの作業を総務や別業務の担当者が兼任でこなしているケースも少なくありません。

その結果、「学生一人ひとりに丁寧なフォローができず、途中で選考を辞退されてしまう」「スカウトメールを打つ時間がなく、そもそも応募者が集まらない」といった悪循環に陥ってしまいます。本来もっとも注力すべき「自社にマッチする人材を見極め、自社の魅力を伝える」という時間が、日々の細かな事務連絡によって奪われている状態です。

このような状況を打開するために多くの企業が活用しているのが、採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）です。

採用代行を一言で表すと、「採用活動における裏方の実務を、採用のプロフェッショナルに任せる仕組み」です。自社の採用業務を、以下の2つにきっちりと仕分けすることが成功の鍵になります。

• コア業務（自社の人間にしかできない業務）： 経営陣や現場社員とのすり合わせ、面接での見極め、内定者へのフォローや面談など、直接学生と向き合う業務。
• ノンコア業務（外部に任せられる業務）： 就職ナビサイトの更新、応募者データの一元管理、説明会の案内メール、合否の連絡、面接官と学生の日程調整などの事務的な業務。

この「ノンコア業務」を採用代行へ切り離すことで、採用担当者は学生と対話する「コア業務」だけに集中できるようになります。単に作業を丸投げするのではなく、採用担当者が「本来注力すべき仕事」に専念できる環境をつくることこそが、採用代行を活用する最大の目的なのです。

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「採用代行を使えば本当に負担が減るのか？」「自社のような体制や業界でも成果が出るのか？」と疑問に思う方も多いはずです。 ここでは、実際に採用代行を導入して工数削減と母集団形成の両立に成功した3つの企業事例をご紹介します。

専任の採用担当がおらず、総務部長が他の管理業務と兼任しながら新卒採用を行っていた機械商社の事例です。

• 抱えていた課題
  ・採用専任の担当者がおらず、総務部長が兼任していたため、採用業務に割ける時間が圧倒的に不足していた。
  ・説明会や面接、学生との面談といった「直接会って自社の魅力を伝える業務（コア業務）」に専念できる環境が整っていなかった。
• 採用代行による打ち手
  ・ナビサイトの原稿作成や設定、応募してきた学生への案内連絡など、直接の面談以外の業務をすべてアウトソーシングへ切り離した。
  ・忙しい担当者と外部スタッフの間でGoogleカレンダーなどを共有し、タイムラグのないスムーズな情報共有体制を構築した。
• 導入後の成果
  ・初めての新卒採用でありながら、採用目標2名に対して見事に2名の採用に成功。
  ・担当者からは「Googleカレンダーの共有やこまめな報告があり、まるで優秀な部下が1人増えたような感覚だった。自分は説明会や面接、内定者のフォローに集中でき、導入していなければ業務がパンクして採用できていなかったかもしれない」との評価をいただいている。
  兼任人事でリソースが逼迫していても、裏方の実務をプロに切り離すことで、少数精鋭でも目標達成できる体制を作ることができます。

合同企業説明会などで学生と接触できても、その後のフォローが追いつかず、途中で選考を辞退されてしまう歩留まり（各ステップへ進む割合）の低さに悩んでいた企業の事例です。

• 抱えていた課題
  ・学生の情報管理を紙やExcelなどのアナログで行っていたため、誰がどの選考段階にいるのかが煩雑になり、選考状況が把握しづらくなっていた。合
  ・企業説明会で出会った学生をうまく個別説明会へ誘導できず、内定を出しても辞退される確率が高かった。
• 採用代行による打ち手
  ・学生との接点をスムーズにするため、LINE連携が可能な採用管理システム（ATS）を導入。
  ・ナビサイトとLINEの設定、学生ごとの選考進捗の更新などを代行側で一括管理し、合説で出会った学生へ即座にLINEで個別説明会の案内を送る仕組みを構築した。
• 導入後の成果
  ・合説や学内セミナーからの説明会動員率は「23.9%」を記録（一般平均は12.5%）。
  ・アナログ管理から脱却して迅速かつ密なフォローが可能になったことで、内定承諾率は「25.0%から52.6%」へと倍増した。

母集団をただ集めるだけでなく、「出会った候補者を逃さず次のステップへ繋げる」ための管理・連絡体制を整えることで、採用効率は大きく向上します。

大企業であっても、実際の新卒採用現場では「実質1名」で全国の採用を担当し、業務崩壊の危機に直面しているケースは珍しくありません。

• 抱えていた課題
  ・マイナビやリクナビなど複数の就職情報サイトを併用していたため、応募者データの管理や取り込み作業だけで現場が圧迫されていた。
  ・東京、大阪、福岡、名古屋と全国で選考を実施していたが、専任担当者は実質1名しかおらず、マンパワーが限界を迎えていた。
  ・接触ルートごとに選考ステップがバラバラで、現状の進捗が把握できなくなっていた。
• 採用代行による打ち手
  ・採用管理システムを導入して全データを一本化。
  ・専用の電話回線を用意し、各サイトからのデータ移行作業、合説接触者へのアプローチ、説明会や面接の予約確認電話など、直接面談以外の裏方業務をすべて代行会社が引き受ける「完全バックオフィス化」を実施した。
• 導入後の成果
  ・接触学生数：前年比「195.5%」
  ・説明会参加者数：前年比「139.5%」
  ・各選考ステップへの参加者数：前年比「124%」

事務作業のすべてをプロに任せることで、担当者1名であっても全国規模の学生と丁寧に向き合い、母集団をほぼ倍増させることができました。

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上記の事例のように、採用代行は大きな効果を発揮しますが、導入方法を誤ると「かえって手間が増えた」「採用基準がブレてしまった」という失敗につながることもあります。失敗を防ぐために押さえておくべき3つの鉄則を紹介します。

採用代行を導入する際、もっとも注意すべきなのが「すべてを外部に丸投げしてしまうこと」です。 採用代行の会社は事務手続きや連絡実務のプロですが、「自社にどんな価値観の人が合うか」「どんな学生に入社してほしいか」という本質的なカルチャーフィットを見極められるのは自社の社員だけです。

「学生との面談や見極めは自社で行い、日程調整やナビサイトの運用設定は外部に任せる」というように、切り分ける業務の境界線を契約前に明確にしておきましょう。

就活中の学生は、他社の選考も同時に複数進めています。説明会の予約後や面接後の連絡が数日遅れるだけで、学生の志望度は一気に下がり、他社へ流れてしまいます。

採用代行を選ぶ際は、「問い合わせやエントリーから何時間以内に初期対応をしてくれるのか」「電話対応やLINE対応など、学生が返信しやすい連絡手段に対応しているか」といった、運用のスピード感と柔軟性を事前に確認しておくことが欠かせません。

言われた作業だけを淡々とこなす事務代行会社の場合、「母集団が集まらない」「承諾率が上がらない」といった採用課題の根本解決には至りません。 成功事例の多くは、外部のパートナーが「この専攻の学生を集めるなら、ナビサイトの掲載文面を変えましょう」「歩留まりを改善するために、説明会予約者への電話フォローを挟みましょう」といった改善提案を自発的に行っています。

単なる作業の外注先ではなく、採用のプロとして自社の状況を分析し、改善策を一緒に考えてくれる「伴走型のパートナー」を選ぶことが重要です。

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「現在の体制でどの業務を切り出すべきか整理したい」「自社の業界に合った母集団形成の手法を知りたい」など、新卒採用に関するお悩みは、まずはお気軽にご相談ください。

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新卒採用における「マンパワー不足」と「母集団形成の難航」は、専任担当者が少ない企業ほど深刻な課題となります。 しかし、事務作業などのノンコア業務を外部のプロに任せ、採用担当者が「学生と直接会って自社の魅力を伝えるコア業務」に集中できる環境をつくれば、限られたリソースでも採用成果を大きく引き上げることが可能です。

自社の採用体制を見直し、来期の採用を成功させたいとお考えの方は、ぜひ以下の資料や窓口をご活用ください。