新卒採用の目標急増への対策｜採用代行（RPO）で大量採用・計画引き上げを成功させた事例

「急な事業拡大に伴い、経営陣から『来期は採用目標を5名から25名に引き上げる』と言われた」

「拠点の新規立ち上げに伴い、前年の倍以上の人数を採用しなければならなくなった」

新卒採用を担当されている方のなかには、このような急激な採用計画の引き上げに直面し、頭を抱えている方も多いのではないでしょうか。

採用目標が2倍、3倍になったからといって、人事担当者の人数や業務に割ける時間が同じように増えるわけではありません。限られた人員のまま従来のやり方を続けていては、現場がパンクし、目標達成どころか日々の選考業務そのものが滞ってしまう危険があります。

本記事では、新卒採用の目標急増という難題に直面した企業が、どのように体制を整えて目標を達成したのかを解説します。採用代行（RPO）を活用して大量採用や目標倍増を乗り切った実際の成功事例を交えながら、現場を破綻させずに採用を成功させるための具体策をお伝えします。

新卒採用において、目標人数が数名から十数名、あるいは数十名へと一気に跳ね上がった場合、これまでの成功体験や運用フローは通用しなくなります。

採用目標が5倍になれば、面接すべき学生の数も、書類選考の通数も、そして集めなければならない応募者の総数（母集団）も、単純計算で数倍に膨れ上がります。

これまでのように「表計算ソフトで一人ずつ手作業で進捗を管理する」「面接の日程調整をメールで1通ずつやり取りする」といった属人的なやり方を続けていると、業務量が個人の処理能力をあっという間に超えてしまいます。

その結果、連絡の遅れから優秀な学生が他社へ流れてしまったり、面接官を務める現場社員のスケジュールが圧迫されたりと、社内外のあちこちに大きな歪みが生じてしまうのです。

採用目標が急増した際、現場が直面しやすいのは次の3つのパンクです。

目標人数が増えたからといって、大手就職情報サイトの掲載プランを上位のものに変えたり、掲載枠を広げたりするだけでは、必要な応募者を十分に集めることはできません。

近年の新卒採用は学生優位の売り手市場が続いており、採用活動のスタート時期も早期化しています。就職情報サイトに掲載してエントリーを待っているだけでは十分な人数が集まりにくいため、企業側から学生に直接アプローチするスカウト型採用や、学内セミナーへの参加など、応募者の集客経路（母集団形成の手法）を増やす必要があります。

しかし、利用する媒体やイベントを増やせば増やすほど、それぞれの管理や学生対応に追われ、担当者の手が回らなくなってしまいます。

選考に進む学生が増えれば、当然ながら面接の実施回数も激増します。

一次面接や二次面接を担当する現場のリーダー層、最終面接を担当する役員など、社内のさまざまな関係者と学生の都合をすり合わせる作業は、採用担当者にとって非常に負担の重い実務です。

「学生の希望日と面接官の空き時間が合わず、次の選考まで2週間以上も間が空いてしまう」といった事態が頻発すると、学生の志望度は徐々に冷めてしまい、他社から内定が出た段階であっさりと辞退されてしまいます。

応募者の数が現場の処理能力を超えると、合否連絡や次回選考の案内がどうしても遅れがちになります。

新卒採用において、連絡のスピードは会社の印象を大きく左右します。連絡が何日も滞ってしまうと、学生は「後回しにされているのではないか」「管理がルーズな会社なのではないか」と不信感を抱き、他社の選考を優先してしまうようになります。

せっかく多くの応募を集めても、選考プロセスの途中で学生が次々と離脱（歩留まりの悪化）してしまっては、目標人数の達成は到底望めません。

こうした「母集団」「日程調整」「連絡対応」のパンクを回避し、目標急増を達成するための有効な手段が、採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）の導入です。

採用代行を導入する本質的な価値は、急激に増大した事務作業を社外へ切り離し、自社の採用担当者が「自社にマッチする人材を見極め、自社の魅力を伝えて動機づけること（コア業務）」に専念できる環境を整えることにあります。

複数サイトからの応募者データの集約や、採用管理システム（ATS）への登録、説明会や面接の日程調整、選考結果の連絡といった実務（ノンコア業務）は、採用のプロである外部パートナーに任せます。

これにより、現場の担当者は面談や面接、インターンシップの運営など、直接学生と向き合う時間に全力を注げるようになります。

急な増員指示に対応するためには、社内の人員だけで抱え込もうとするのではなく、急増した実務を安全に受け止める「外部の受け皿」をスピーディーに確保することが重要です。

「これまでの数倍の採用目標を、本当に達成できるのか？」

「母集団を急激に増やして、選考の質が落ちてしまわないか？」

急激な採用計画の引き上げに直面した現場では、こうした不安がつきまといます。ここでは、実際に採用代行（RPO）を導入し、採用目標の大幅増や大量採用を現場の混乱なく成功させた3つの企業事例をご紹介します。

新卒採用の目標数が従来の5名から25名へと一気に引き上げられ、従来の属人化したやり方が限界を迎えていた企業の事例です。

• 抱えていた課題
  ・採用担当者1人の個人的なスキルや裁量で新卒採用を行っていたため、業務が属人化していた。
  ・その担当者の退職に伴い、マンパワー不足が深刻化。さらに目標人数が5名から25名規模へ大幅に引き上がったことで、社内の人員だけでは採用活動を到底まかないきれなくなった。
  ・会社全体として、特定の個人に依存せず新卒採用を継続できる仕組みやノウハウを蓄積したいという強い要望があった。
• 採用代行による打ち手
  ・就職ナビサイトの設定や運用、応募者への連絡、合否通知といった事務作業を代行側で一括して引き受け、自社の担当者が学生との面談や内定後のフォローに専念できる環境を整備。
  ・スプレッドシートを活用して選考状況を一覧化し、企業側と代行側でリアルタイムに状況を把握できる共有体制を構築。
  ・単なる作業代行にとどまらず、説明会資料の見直しを含めたコンサルティングを行い、新卒採用のノウハウを社内に提供した。
• 導入後の成果
  ・新卒採用の安定した選考フローを確立し、25名規模の目標に対して十分な母集団の確保に成功。
  ・選考プロセスを可視化して学生対応のスピードを上げたことで、説明会から選考への進捗率が「68%から88%」へと大幅に向上。
  ・内定承諾率も「30%から45%」へ改善し、大幅な目標引き上げを見事にクリアした。

採用目標の増加に伴い、掲載媒体を増やしたことで業務が複雑化し、マンパワー不足とノウハウ不足に直面していた企業の事例です。

• 抱えていた課題
  ・採用数の増加に対応するため、従来の「マイナビ単独掲載」から「マイナビ・リクナビの2媒体併用」へと掲載方針を変更。
  ・媒体を増やしたことで応募者管理が複雑化し、社内のマンパワーが不足。さらに、新しく導入した媒体の活用ノウハウがなく、効果的な集客ができていなかった。
  ・学内セミナーへの参加やスカウトサイトの利用も増やしたため、学生ごとの選考状況の把握が困難になっていた。
• 採用代行による打ち手
  ・複数媒体の管理を一括で代行。不足していた媒体ごとの活用ノウハウを提供しながら、予約画面の表記変更などを提案。
  ・専用の電話回線を取得し、説明会予約者への電話確認を徹底することで動員率を向上。
  ・媒体間のデータ統合を代行側で行い、企業担当者が使い慣れている画面で一元管理できるようにして社内の負担を軽減。手が回っていなかった学内セミナー接触者へも細やかなフォローを実施した。
• 導入後の成果
  ・説明会動員率は「25.5%」、集客が難しいとされる理系学生に限ると「30.4%」という高い動員実績を記録。
  ・採用代行の導入以来、難関とされる専門職採用において「5年以上連続で採用目標数を達成」し続けている。

採用目標が倍増したものの、年々激化する新卒市場において「ただ母集団を増やすだけでは限界がある」と判断し、選考の歩留まり向上へ舵を切った事例です。

• 抱えていた課題
  ・新卒採用の目標数が前年の倍に跳ね上がり、ダイレクトリクルーティング（スカウト型採用）などの新たな手法を導入する必要が生じていた。
  ・通年で稼働している中途採用の対応も重なっており、担当者2名体制では業務が追いつかず、選考連絡の遅れによる内定辞退や採用活動の長期化が懸念されていた。
  ・単に応募者を増やすだけでなく、「出会った学生を丁寧にフォローして選考の進捗率を上げる」体制への転換が急務だった。
• 採用代行による打ち手
  ・新卒採用目標の倍増に合わせて利用ツールを見直し、採用管理システム（ATS）を導入してナビ媒体・合説・スカウトサイト経由の応募者を一括管理。
  ・説明会の開催案内や設定業務などの実務を代行し、状況に応じたスピーディーな学生案内を実現。
  ・年間500名を超える中途採用の応募受付から書類選考、面接の日程調整までを代行会社が引き受けることで、社内担当者が新卒・中途双方の「面接」というコア業務に集中できる時間を確保した。
• 導入後の成果
  ・出会った学生に対するフォローのスピードと精度が高まったことで、内定承諾者数は昨年比「188%」を達成。
  ・内定承諾率も「39%から50%」へと大幅に改善。
  ・担当者が面接に専念できたことで、中途採用においても半年間で約150名の面接を実施し、新卒・中途ともに目標達成へ大きく前進した。

グループ内の複数業態で合計200名の採用を目指すなか、複雑に入り組んだ選考ルートと管理体制の崩壊を防ぎ、スケールに成功した事例です。

• 抱えていた課題
  ・グループ内で複数業態を展開しており、新卒・中途・社員登用など合計7つもの選考フローが走っていた。
  ・それぞれのフローを表計算ソフト（Excel）で個別に管理していたため、業態間での重複応募や連絡漏れが発生し、全体の選考進捗が把握できなくなっていた。
  ・採用目標が200名規模に拡大するなかで、煩雑な管理業務に追われ、採用担当者が応募者と向き合う時間を取れなくなっていた。
• 採用代行による打ち手
  ・採用管理システム（ATS）を導入し、複数業態・異なる選考フェーズの応募者情報を一元化。
  ・システムの設計から初期設定、実運用までを代行会社が担当し、選考結果の通知や各選考ステップへの案内を自動化・標準化。
  ・ナビサイトやシステムの管理だけでなく、内定通知書の送付や入社手続きなどの事務手続き、人材紹介会社（エージェント）とのやり取りまで幅広く代行会社へ切り離した。
• 導入後の成果
  ・重複応募や連絡漏れといった管理ミスが解消され、担当者が面接などの直接対応に注力できる環境が整った。
  ・連絡スピードの向上と丁寧な進捗管理により、新卒採用の選考参加者数は前年比「120%」、中途採用の接触者数も前年比「120%」を記録。
  ・200名規模の大量採用であっても、現場が混乱することなく計画通りに選考を推進できる強固な採用基盤を確立した。

採用目標の大幅な引き上げを成功させるためには、ただ外部に実務を任せるだけでなく、戦略的な進め方を押さえておく必要があります。現場を崩壊させずに大量採用を成し遂げるための3つの鉄則をご紹介します。

目標人数が増えると、多くの企業は「とにかくエントリー数を集めなければ」と母集団の拡大ばかりに目を向けがちです。

しかし、説明会から面接、面接から内定承諾に至るまでの各ステップで多くの学生が辞退（歩留まりが悪化）している状態のまま応募者を増やしても、現場の負担が増えるだけで採用人数は増えません。

「説明会の案内は即日送れているか」「面接後の合否連絡で学生を待たせていないか」など、まずは選考プロセスの漏れを塞ぎ、出会った学生の志望度を高める仕組みを整えることが先決です。

大量採用で最大のボトルネックになりやすいのが「面接官のスケジュール確保」です。

応募者が集まっても、面接枠が足りなければ選考はストップしてしまいます。採用目標が引き上がった段階で、経営陣を巻き込んで現場社員や管理職を面接官としてアサインし、あらかじめ面接枠を多めに確保しておくことが欠かせません。

その上で、学生からの日程回答に対して数時間以内に面接確定の連絡を返せるよう、代行会社と連携して日程調整のリードタイム（所要時間）を極限まで短縮する体制を構築しましょう。

急な増員に対応するために採用代行を活用する場合でも、「外注先にすべてお任せで、社内には何もノウハウが残らなかった」という状態は避けなければなりません。事業が拡大し続ける企業であれば、来期以降も高い採用目標が続く可能性が高いからです。

単に指示された作業をこなすだけの事務代行ではなく、「他社ではこのような日程設定で動員率を上げています」「現在の選考状況から見て、この経路からの集客を強化しましょう」といった改善提案を行い、社内の採用ノウハウとして蓄積させてくれる伴走型のパートナーを選ぶことが、中長期的な会社の採用力を高めることにつながります。

【採用のプロに相談】目標急増に伴う採用計画の見直しをサポートします

「急に目標が増えて何から手をつければいいか分からない」「自社のリソースで何名までなら対応可能か診断してほしい」など、新卒採用計画の引き上げに関するお悩みは、お気軽にご相談ください。

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新卒採用における目標人数の急増は、現場の担当者にとって非常にプレッシャーのかかる事態です。

しかし見方を変えれば、これまで続いていた個人的なやり方（属人化）から脱却し、会社全体として強固な「採用のインフラ」を構築する絶好のチャンスでもあります。

応募者データの管理や日程調整などの実務をプロに任せ、自社の担当者が学生一人ひとりと真摯に向き合う体制をつくることができれば、どれほど急な増員指示であっても、現場を疲弊させることなく目標を達成することができます。

来期の採用目標達成に向けて、具体的な運用体制づくりや他社の成功事例を知りたい方は、ぜひ以下の資料や無料相談をご活用ください。

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