新卒採用業務　よくあるミスとその対策

日々大量の応募者の対応をしていると、うっかりミスをしてしまうことありますよね。
今回はそのミスを未然に防ぐ方法をいくつかご紹介します！

うっかりミスが大事に

企業が就活生に対して起こしたミスについて、記憶に新しいのは下記二件でしょうか。
「就活中の大学生に「大東亜以下」とメール誤送信…「学歴フィルターでは」と批判の声」

読売新聞オンラインより

「採用通知4.3万人に誤送信 日本旅行、受験者以外にも」

朝日新聞デジタルより

1件目はマイナビがメールの件名を「大東亜以下」としたまま送信。管理用の名称をそのまま貼り付けてしまったため、学歴フィルター事件としても大きく炎上しました。

日本旅行は、内定者のみに送るメールをシステム上にいる全員に送ってしまい、不合格者にも案内が送られてしまいました。誤送信人数がかなり多かったため大きく話題になりました。

どちらも未然に防げたはずのミスです。
では、このようなミスを起こさないようにどうすればいいのでしょうか。

ミスを防ぐ基本的な方法

複数人での管理

基本的に「ミスは起こるもの」として対策をすることが大切です。
一人だけで見ているだけでは、抜け、漏れ、間違いには気付きにくいもの。

かならず複数人の目が入るようにしましょう。
また、お互いミスがあるかもしれないと注意をして管理することが大切です。

情報を一元化

複数の媒体にバラバラに候補者が入っている状態などでは、全体像が把握できずミスにも気づきにくいものです。
一元管理できるようなATSシステムを導入する、スプレッドシートなどの共有シートを活用するなど、情報を一元化しましょう。

ミスを防ぐテクニック

メッセージ送信の基本！ 時間指定ができるものは先の時間で設定を

メッセージ送信などは、即時配信と時間指定しての配信ができますが、基本は「時間指定」での送信をすることがミスを未然に防ぎます。

送信設定したメールを改めて
・対象者
・件名
・本文
・送信日時
を確認してください。

この時、設定者ではない第三者に確認してもらうとより効果的です。
送信前は何回も見直したのに…という誤字など経験がありますよね。
不思議なもので、送信したとたんに見つかるもの。

メッセージ送信は「時間指定」するようにしましょう。

機能を活用し、第三者と確認をする

説明会の出席者、書類の提出管理、面接の合否などなど、目視でチェックをしてシステムに反映していく作業は必ずどこかで発生するもの。

システムによっては操作したとたんに合否のメッセージを飛ばすようにできていて、チェック一つが大きな命取りになることも。

チェックのつけ間違いをしないように細心の注意を払うのは大前提としながら、チェックした後に必ず元となったデータと、反映されたものとであっているかを第三者と確認をしましょう。

チェックを付け忘れたことによって、選考漏れが出てくることも怖いポイントです。
必ずチェックを付けた後に滞留している人がいないかの確認も行いましょう。

システムによっては、参加者を自動で反映してくれるものもあります。
例)sonarATSのチェックイン機能など

そういったシステムは大いに活用しましょう。

心の余裕がミスを回避

いかがでしたでしょうか。

小さなミスも大きな問題に発生する可能性があります。
また採用業務のミスの影響は社内だけでなく応募の学生や顧客まで広がる可能性があります。

一番は心に余裕をもって、しっかり確認をして業務を行うこと。
ただ、日々業務に追われていてそんな余裕もない方も多いでしょう。
そんな時は、採用業務のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

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