【新卒採用事例】業務効率化で母集団2倍｜担当1人で70名獲得した「工数削減」の全貌

従業員数約5,000名規模のビルメンテナンス企業が直面した、採用目標70名に対し担当者わずか1名という過酷な体制。 事務作業に忙殺され、学生と向き合う時間が消失していた絶望的な状況を打破したのは、「事務を捨てる」という決断とプロによる完全バックオフィス化でした。 学生との接触数を前年比195.5％へと倍増させ、採用の「質」と「量」を劇的に改善した採用DXの真髄に迫ります。

ビルメンテナンス業界において、現場を支える若手人材の確保は経営直結の最重要課題です。しかし、今回ご紹介する企業様が置かれていた状況は、あまりにも過酷なものでした。

「採用目標70名に対し、実質の担当者はわずか1名」。

5,000名規模の組織を支える新卒採用を、たった一人で担う。それは単なる「多忙」という言葉では片付けられない、物理的な限界を超えたミッションでした。日々、数え切れないほどの応募通知が届き、電話は鳴り止まず、メールの返信だけで一日が終わる。 「学生一人ひとりと向き合い、自社の魅力を伝えたい」という人事としての志は、膨大な事務作業の波に飲み込まれようとしていたのです。

なぜ、これほどまでに現場は疲弊していたのでしょうか。その要因は、採用手法の多様化に伴う「管理コストの肥大化」にありました。

• 複数媒体の併用による「ログイン地獄」： 多くの母集団を形成するため複数の求人媒体を利用していましたが、各サイトにログインし、個別にメッセージを送る作業が担当者のリソースを奪っていました。
• 「電話対応」という見えないコスト： 学生からの問い合わせや面接予約の確認電話が、思考を分断させます。特に移動中や面接中の着信は、大きな機会損失となっていました。
• 歩留まりの悪化： 事務処理が遅れることで学生へのレスポンスが滞り、熱意のある学生が他社へ流出してしまうという悪循環に陥っていました。

担当者が本来注力すべきは、学生のキャリアに寄り添い、自社で働く価値を説く「対話」です。しかし現実は、データの転記や日程調整という「作業」に追われる毎日でした。

この閉塞感を打破するために導き出した答えは、極めてシンプルかつ大胆なものでした。それは、「学生との直接的な接触以外、すべての業務を手放す」という決断です。

パートナーとして選ばれたのは、単なるツールの提供にとどまらず、実務の隅々までを担う「プロの運用部隊」を持つ株式会社採用総研でした。 選定の決め手となったのは、複雑に絡み合った選考フローを整理し、バックオフィス業務を完全に切り離せる代行体制の厚さです。

「ツールを入れるだけでは現場は変わらない。運用そのものを任せられる信頼が必要だった」と、担当者様は当時を振り返ります。

今回のプロジェクトでは、以下の「3つの解決策」を軸に体制を再構築しました。

バラバラだった各媒体の応募者情報をシステムへ統合。

• リアルタイムの可視化： 誰がどのフェーズにいるのかを一目で把握できる環境を構築。
• 二重管理の解消： 手入力によるミスを排除し、情報共有のスピードを最大化。

採用総研内に専用の電話ラインを設置し、学生からの連絡に即座に対応する体制を整えました。

• 不通率の激減： 担当者が面接中でも、プロのスタッフが丁寧に応対。
• 積極的なアプローチ： 媒体から応募があった直後の「コンバート（つなぎ止め）呼電」を実施。

説明会への予約確認や、選考前後のフォロー案内をすべて代行。

• 予約漏れの防止： タイミングを逃さないリマインドにより、キャンセル率を低減。
• 事務作業ゼロ化： 担当者のデスクから「日程調整のメール作成」という仕事が消えました。

運用を開始した結果、数字には驚くべき変化が現れました。

• 接触学生数：前年比 195.5%（ほぼ倍増）
• 説明会参加者数：前年比 139.5%

事務作業から解放された担当者は、増大した学生一人ひとりとじっくり向き合う時間を手に入れました。 「次はどの学生に、どんな話をしようか」。そんな戦略的な思考に時間を使えるようになったことが、結果として動員数の爆発的な向上に繋がったのです。

一人の担当者が、システムとアウトソーシングという武器を手にしたことで、5,000名規模の企業の顔として、文字通り「無双」の活躍を見せる体制へと変貌を遂げました。

「人が足りないから、採用がうまくいかないのは仕方ない」。そう諦める前に、今一度、ご自身の業務を見つめ直してみてください。

あなたが今日送ったメール、行ったデータ入力、調整したスケジュール……。それは、本当に「あなた」でなければできない仕事でしょうか。

株式会社採用総研は、人事の皆様が「作業者」ではなく「戦略家」として、学生と心を通わせる本来の仕事に集中できる環境を創り出します。リソースの限界を、仕組みの力で突破する。その一歩を、私たちと共に踏み出してみませんか。

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