ATSリプレイスその前に！「ATSが合わない」を解決する5つの見直しポイント：採用フロー最適化戦略

— 採用コンサルが教える、現行ATSを最大限に活かし、業務効率とCXを両立させる戦略的ステップ —

このコラムを特に読んでいただきたい方

• 「導入したATSがうちのフローに合わない」と、二重入力や非効率な運用に悩んでいる新卒採用担当者様。

• ATSのリプレイスを検討中だが、その前に今のシステムを最大限活かしきる方法を探している方。

• システム設定だけでなく、採用フロー全体の戦略的な見直しが必要だと感じている人事責任者様。

こんにちは、採用コンサルティングチームです。新卒採用担当者様、今お使いのATS（採用管理システム）に、こんな課題を感じていませんか？

• 「選考フローにシステムが対応できず、結局手動管理に戻ってしまった」

• 「データは溜まるが、どのレポートを見れば良いか分からない」

• 「面接官からの評価回収がシステム上でスムーズにできない」

これらはすべて、ATSの機能が悪いのではなく、「採用フローの設計」と「ATSのシステムセットアップ」が一致していないために発生する問題です。

ATSは、貴社の採用フローをスムーズに進めるための「戦略的な実行ツール」です。しかし、導入時にフローの見直しを怠ると、摩擦が生まれ、以下の深刻な課題を引き起こします。

1. 工数増大： システム設定がフローと異なるため、二重入力や非効率な手順が発生し、かえって担当者の負担が増える。

2. データ活用不能： 必要な評価項目がATSに設定されておらず、「分析すべきデータ」が収集できない。

3. 属人化の加速： システムを避け、属人的なExcel管理に逆戻りするため、次世代の採用担当者が育たない。

このコラムは、「ATSをリプレイスすべきか」と悩む担当者様向けです。ツールを替える前に、貴社の採用フローを戦略的に見直し、システムセットアップを最適化するための具体的な5つの見直しポイントを、採用コンサルタントの視点から解説します。

【参考コラム】

「ATSとフローが合わないなら、ツールをリプレイスすれば解決するのでは？」と考えがちですが、それは早計です。新しいATSを導入しても、「理想のフロー」が明確でなければ、同じ失敗を繰り返すだけです。

まずは、ATSの機能に縛られず、貴社が実現すべき「理想の採用」を再定義しましょう。

ATSは単なる事務作業の効率化ツールではありません。

• 戦略的ゴール： 「優秀な人材を安定的に採用し続けるための仕組み作り」

• 理想のフロー： このゴール達成のために、候補者体験（CX）、面接品質、データ分析の3要素がブレなく連動する仕組み。

フローの見直しとは、この理想像から逆算し、現在のATSで何が実現できていないかを明確にする作業です。

すべての見直しは、この3つの要素に基づいて行われます。

ATSの見直しは、これらの理想をシステムに「インプットし、強制的に実行させる」ための作業だと捉えましょう。

【おすすめATS】

再定義した理想のフローに基づき、現在のATSセットアップが本当に機能しているか、以下の5つのポイントで厳しくチェックし、見直しを行います。

• 課題： 単に情報を集めているだけで、「採用成果に直結する分析データ」が不足している。

• 見直し： 辞退理由、面接官別の評価傾向、入社後の活躍層との共通項など、分析に必須のカスタム項目をATSに設定し直し、そのデータを取得するフローを義務化します。

• 課題： システムから送られるメールが定型的で、応募者体験（CX）を損ねている。

• 見直し： 選考ステップごとに個別のトーン＆マナーを設定。特に辞退が多いポイント（例：書類選考後）でフォローアップメールを自動送信するなど、ATSの通知機能を戦略的に再設定します。

• 課題： 現場の面接官が独自の評価基準で入力し、データに一貫性がない。

• 見直し： 全社共通の評価基準（コンピテンシーなど）をATSの評価シート機能に落とし込み、定量的な入力を必須化。面接官のトレーニングに直結するデータ収集を実現します。

• 課題： 適性検査の結果や内定者の情報は、手動でATSや人事システムに入力している。

• 見直し： 適性検査ベンダーやカレンダーツール（Google/Outlook）とのAPI連携設定を見直し、データが完全に自動でATSに取り込まれ、二重入力の工数をゼロにする体制を構築します。

• 課題： システム操作が煩雑で、現場がATSを使うのを諦めている。

• 見直し： 面接官向けのATSアクセス権限を評価入力と日程確認のみに絞り込むなど、操作ステップを最小限に簡素化。現場が「使わざるを得ない」かつ「使うと楽になる」シンプルなフローに再設計します。

5つの見直しポイントを特定したら、次はそれをATSに反映させる具体的なセットアップ作業です。単なる設定変更ではなく、貴社の採用戦略をシステムにインストールするイメージです。

再構築したフローの各ステップと、ATSのどの機能が対応するかを詳細にマッピングします。

• ポイント： 矛盾や非効率な部分（例：手動操作が残っている箇所）を徹底的に洗い出し、システム機能で代替できるかを検討します。この工程で、貴社の採用コンサルタントが最適な機能活用法を提案します。

ATSのデータ活用を成功させるため、評価基準の設定とアウトプット（レポート）の設計が不可欠です。

• 面接評価シートの再設定: 見直しポイント3に基づき、定量的な評価入力を必須化するフォームへ設計し直します。

• カスタムレポートの設計: 見直しポイント1に基づき、辞退率、チャネル別内定承諾率、面接官別評価の偏りなど、経営層や戦略策定に必要なデータを即座に抽出できるカスタムレポートを設定します。

採用業務における工数とリスクを最小化するための設定です。

• 連携の再構築: 見直しポイント4に基づき、外部連携の設定を見直し、データがリアルタイムでATSに反映されるよう、連携ロジックを再構築します。

• 権限設定の簡素化: 見直しポイント5に基づき、面接官、部門責任者、採用担当者など、役職に応じた最小限のアクセス権限に再設定し、操作負荷と情報セキュリティリスクを低減します。

この戦略的かつ包括的なセットアップ見直しは、単なるシステムの知識だけでなく、採用のゴールを見据えた専門知識を持つコンサルタントのサポートが不可欠です。

ATSのセットアップ見直しが完了しても、これがゴールではありません。重要なのは、現場で新しいフローが定着し、成果につながるPDCAサイクルが回ることです。

• 所属企業（経営層）のサポート： 「なぜ、今、ATSの見直しが必要か」という経営的な視点（コスト削減、データ活用による経営判断）で、トップの理解とコミットメントを得る。

• 現場の協力： 面接官や部門担当者に対し、「新しいATSフローを使うことで、採用業務がどれだけ楽になり、質の高い面接に集中できるか」というメリットを訴求し、運用への協力を得る。

私たちは、ATSの設定見直しが完了した時点で手を離しません。貴社の採用コンサルタントが、定着化まで責任を持って伴走します。

• 実践的な研修: 採用担当者や面接官に対し、新しいATSフローに基づいた実践的な操作研修と、運用マニュアルを提供します。

• 1ヶ月後の効果検証: 運用開始1ヶ月後に、ATSから収集されたデータ（歩留まり、工数など）を分析し、レポート設計やフローに無理がないかを検証・微調整します。

ATSを使いこなし、データに基づいた採用戦略を継続的に回していくためには、この「設定後の伴走サポート」が不可欠です。

「ATSを導入したのに使いにくい」「採用フローとシステムが合わない」と悩む新卒採用担当者様へ。その課題は、ATSのシステムではなく、「システム導入前にフローを戦略的に見直さなかったこと」に原因があります。

1. 根本原因： ATSとフローの不一致は、業務効率の低下、CXの悪化、データ活用の失敗に直結します。

2. 5つのポイント： データの戦略性、CX、評価基準の構造化、外部連携の自動化、現場負担の最小化という5つの基準でセットアップを見直すことが、成果を出すための鍵です。

3. システム反映： 見直したフローは、評価シートの構造化やレポート設計など、戦略的セットアップとしてシステムにインストールする必要があります。

4. 成功の鍵： 所属企業（経営層）のサポートを得て、現場の協力を促し、外部リソースであるコンサルタントの伴走サポートで定着化を確実にする体制が不可欠です。

貴社が求めているのは、単なるシステム設定の変更ではありません。それは、採用フロー全体の戦略的な再構築と、それを実現するためのシステム最適化です。

私たちは、単なるシステムベンダーではなく、新卒採用コンサルティングのプロフェッショナルとして、貴社の現状の課題をヒアリングし、成果につながる最適な採用フローの設計から、そのフローを最大限に活かすATSのセットアップ、そして運用定着までをワンストップでサポートいたします。

【あわせて読みたい】
◆経営層が使ってくれないなどの利害関係で悩むご担当者様向け
失敗しないATS再導入：人事、IT、経営陣の「利害調整」を成功させる3つのステップとチェックリスト
◆使っているけどうまくいかない企業様向け
【データ活用】3ヶ月で実現！自社運用で行き詰まるATSを覚醒させる伴走サポート
◆初めてATS導入の企業向け
【ゼロスタート！】ATSを最短で採用に活かす！プロが教える委託先選定の3つの基準と導入後の失敗回避術

ATSとフローの不一致は、現場の担当者様だけでは解決が困難です。なぜなら、システム知識と採用戦略、両方の専門性が必要だからです。

貴社の現状の課題を深く理解し、最適な解決策をご提案するため、当社では以下の特別サポートを実施しています。

当社の専門家であるアウトソーサー（採用コンサルタント）が、貴社のATS最適化を「診断」から「定着」まで徹底的にサポートいたします。

1. 診断フェーズ（無料）：
   　・初回商談／ミーティングから専門家が同席し、貴社の現状の採用フローとATSの設定を照らし合わせます。
   　・非効率な不一致ポイントの特定、CX改善につながる設定変更案など、貴社だけの最適化ロードマップを無料で診断いたします。

2. 伴走フェーズ（ご契約後）：

   　・ATSの設定見直し完了後、貴社の運用が新しいフロー通りに適切に実行されているかを継続的にチェックし、課題が発生すれば即座に解決をサポートします。

   　・特にデータ収集の状況や、現場の利用定着度を定量的に確認し、システムとフローの微調整を行いながら、成果が安定するまで徹底的に伴走いたします。

まずはお気軽にご相談いただき、プロの視点による貴社だけのATS最適化ロードマップを受け取ってください。そして、その後の安定運用まで、私たちにお任せください。

▼ 採用フローの無料診断・セットアップ見直しに関するご相談はこちらから ▼