【検索急増】新卒外国人採用の「最初の壁」！人事が知っておくべき就労ビザ手続きの全フローと必要書類

本記事は、以下のような課題や目標をお持ちの企業様、ご担当者様のために作成しました。

• 経営層・役員の方：外国人採用に興味はあるが、リスクが怖くてまだ一歩踏み出せていない方。

• 人事戦略・企画部門の方：外国人採用の法的手続きの全体像を整理し、どこから手をつけるべきか知りたい方。

• 新卒採用担当者の方：就労ビザの申請における企業側の具体的な役割と必要書類のリストを求めている方。

はじめに：新卒外国人採用の「最初の不安」はビザ手続きの複雑さ

新卒外国人採用に「興味はあるが、まだ手が出せていない」という人事担当者様、経営者様へ。貴社が抱える不安を私たちは理解しています。

日本の採用市場が厳しさを増す中で、外国人材の採用は避けて通れないテーマとなりつつあります。しかし、一歩踏み出せない理由の多くは、「就労ビザ（在留資格）の手続きが複雑で、何から手を付けていいか分からない」という法務面での不安ではないでしょうか。

その不安はご最もです。日本人採用にはない、入管法に基づく厳格な手続きは、人事担当者にとって「最初の、そして最も高い壁」となりがちです。

本記事では、これまで外国人採用を検討していなかった企業様でも安心してスタートを切れるよう、新卒外国人採用で必要となる「就労ビザ手続きの全フロー」と「企業側が準備すべき必要書類」を、わかりやすく解説します。

複雑に思える手続きも、全体像と手順さえ把握すれば、決して恐れることはありません。本記事で法的な不安を解消し、貴社の採用活動を次のステージへ進めましょう。

新卒の外国人留学生を正社員として採用する場合、企業の人事担当者がまず理解すべきは「在留資格の変更」というプロセスです。

日本で卒業を控える外国人留学生の多くは、通常「留学」という在留資格を持っています。この「留学」の在留資格では、原則として就労はできません。

新卒として企業に採用された外国人が行う業務内容に応じて、一般的に以下の就労資格への変更が必要となります。

• 技術・人文知識・国際業務:

  日本の大学・専門学校などで学んだ専門知識や技術（IT、機械、経営学など）を活かした業務に従事する場合に最も多く適用されます。

• 特定活動:

  特に高度な専門性を持つ人材などが対象になる場合があります。

外国人採用において、企業側には以下の義務が課されます。

• 在留資格の確認義務: 外国人を雇用する際、在留カード（またはパスポート）を確認し、採用する業務内容がその在留資格で許可されている活動範囲内であるかを確認する義務があります。
• 外国人雇用状況の届出義務: 外国人を雇用・離職させた場合、その氏名や在留資格などをハローワーク（公共職業安定所）に届け出る義務があります。
  参照: 外国人雇用状況の届出については、厚生労働省の以下のページで詳細をご確認ください。

【https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html】

新卒の外国人留学生を採用し、内定から入社に至るまでの「在留資格変更」手続きは、以下の3ステップで進行します。
【https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html】

• 業務内容と学歴の整合性の確認: 採用する外国人材の大学・学部での専攻内容と、入社後に担当させる具体的な業務内容との間に、専門的な関連性があることがビザ申請の必須条件となります。

• 必要書類の準備開始: 企業側で用意すべき書類（後述）を収集し始めます。

• 申請のタイミング: 卒業見込みの時期（通常、卒業の2～3ヶ月前）を目安に、本人が地方出入国在留管理局に申請します。

• 申請の種類: 学生が持っている「留学」の在留資格を、「技術・人文知識・国際業務」などの就労資格へ「変更」するための申請を行います。

結果通知: 申請から通常1ヶ月～3ヶ月程度で結果が通知されます。無事に許可された場合、新たな在留カードが交付されます。

• 入社: 企業は必ず入社日までに新たな在留カードを確認し、在留資格、在留期間、就労可否の記載（就労制限の有無）を再チェックする必要があります。許可が下りていない状態で就労させることは、不法就労助長罪に問われるリスクがあります。

ビザ申請の審査基準は公開されていますが、特に企業側が用意する書類の信憑性や安定性が厳しく問われます。審査落ちを避けるため、以下の書類を正確に準備してください。

注意点: 提出書類は、会社の規模や設立からの年数（カテゴリー分類）によって異なります。設立間もない企業や、外国人採用実績がない企業は、より詳細な事業説明書や採用理由書が求められる傾向があります。

ビザ手続きの不安が解消されたら、いよいよ具体的な採用活動のフェーズに入ります。これまで外国人採用をしていなかった企業様でも、今日から実践できる採用チャネルの拡大方法をご紹介します。

最もアクセスしやすいのは、国内の外国人留学生が多く在籍する大学のキャリアセンターです。

• アクション: 大学の担当者に直接アプローチし、貴社の求人情報を掲示板やメールマガジンに掲載してもらいましょう。求人票には、ビザサポートの有無を明記すると、応募率が格段に向上します。

従来の日本人向けの求人媒体では、外国人材に情報は届きません。

• アクション: LinkedInや、留学生向けに特化した求人媒体を活用します。特に、会社の魅力や仕事内容を英語や母国語で発信することで、優秀な人材の目に留まりやすくなります。

法的手続きが整っても、受け入れ体制が整っていなければ定着しません。

• アクション: 求人票に「ビザ申請は会社が全面的にサポートします」「入社後のメンター制度があります」「異文化理解のための研修を日本人社員に実施しています」といった、安心感と受け入れ体制を示す具体的な情報を記載しましょう。

忙しい業務の合間を縫って、新卒外国人採用という新しい課題に取り組まれている人事担当者様、経営者様。本記事で、就労ビザ手続きという「最初の壁」の全体像を把握していただけたなら幸いです。

• 法的手続き: 重要なのは、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への変更許可申請のフローと、業務内容と学歴の整合性を企業側が証明することです。

• 確認義務: 企業には、在留カードの確認義務と雇用状況の届出義務があり、この点こそが日本人採用と大きく異なる点です。

• 成功の鍵: 法的な不安を解消したら、大学連携や専門媒体の活用で、採用チャネルを積極的に拡大していきましょう。

外国人採用は、手続きの煩雑さゆえに、自社だけで全てを完璧に進めるのは困難です。だからこそ、その道のプロフェッショナルである社外リソース（行政書士、専門エージェント）を賢く活用することが、成功への最短ルートとなります。

「ビザ申請の書類作成に自信がない」「自社の業種でビザが許可されるか不安だ」といった具体的な懸念がございましたら、ぜひ一度、私たち専門家にご相談ください。

貴社の不安を解消し、優秀な外国人材の採用を一緒に実現していきましょう。

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